Was ist ein ERP-System? Enterprise Resource Planning erklärt

Definition ERP-System

ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet ein umfassendes Softwaresystem zur digitalen Steuerung sämtlicher Unternehmensbereiche. Ein ERP-System deckt alle wesentlichen Prozesse ab, die für die effektive Führung eines Unternehmens erforderlich sind. Dazu gehören nicht nur Finanzbuchhaltung, Controlling, Warenwirtschaft, CRM, Dokumentenmanagement und Servicemanagement, sondern auch spezifische Bereiche wie Projektcontrolling, Produktionsplanung und -steuerung sowie Qualitätsmanagement.

Durch integrierte Reporting- und Dashboard-Funktionen bietet das ERP-System eine klare und aktuelle Übersicht über die Unternehmenskennzahlen, wodurch fundierte Entscheidungen auf Basis der aktuellen Unternehmenslage getroffen werden können.

Entwicklung von ERP

In den 1970er-Jahren wurden die ersten Systeme entwickelt, die den heutigen ERP-Programmen am nächsten kamen. Damals waren die hohen Kosten für den Betrieb einer eigenen IT-Infrastruktur und die aufwendige Software-Entwicklung der Grund dafür, dass ERP-Systeme vorwiegend großen Unternehmen und Konzernen vorbehalten waren. Diese Vorstellung hat sich jedoch in den letzten 15 Jahren grundlegend gewandelt.

Die Gründe für diese Veränderung sind vielfältig: Heute werden ERP-Lösungen gezielt auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) zugeschnitten. Zudem haben die fortschreitende Digitalisierung, sinkende Hardware-Kosten und die Verbreitung von Cloud-Software erheblich zur Verbreitung von ERP-Systemen beigetragen. Der zunehmende internationale Wettbewerbsdruck hat auch mittelständische Unternehmen dazu veranlasst, integrierte Systeme zur effektiven Steuerung ihrer Unternehmensressourcen zu nutzen. Darüber hinaus bieten Cloud-basierte ERP-Systeme neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit, die zur weiteren Akzeptanz und Nutzung beigetragen haben.

Vorteile von ERP-Software

Der Einsatz eines ERP-Systems wirkt wie ein Turbo für die Effizienz eines Unternehmens. Durch digitalisierte und vernetzte Geschäftsprozesse sowie die Nutzung einer einheitlichen Plattform werden Zeit und Kosten eingespart. Mitarbeiter arbeiten produktiver, und die Unternehmensführung hat alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick, ohne aufwendige Datensammlungen durchführen zu müssen. Die Vorteile reichen von Automatisierungen und intelligenten Datenanalysen bis hin zu KI-gestützter Automatisierung und einem effizienten Produktdatenmanagement, unterstützt durch präzise Materialbedarfsplanung. Diese Funktionen bilden die Basis für fundierte und schnelle Entscheidungen.

Die Flexibilität eines ERP-Systems zeigt sich in seinen skalierbaren und nahtlos integrierten Diensten, die die individuelle Entwicklung des Unternehmens umfassend abbilden können. Vernetztes und mobiles Arbeiten bieten dabei umfassende Freiheiten. Cloud-basierte ERP-Lösungen, wie sie auch wir von KPA-Service anbieten, ermöglichen es, IT-Ressourcen zu schonen. Automatische Updates und regelmäßige Aktualisierungen sorgen dafür, dass das System stets auf dem neuesten Stand bleibt, und gewährleisten so eine kostengünstige Daten- und Systemsicherheit.

Vorteile von ERP-Software auf einen Blick:

✅ Zugriff von überall und zu jeder Zeit

✅ Mehr Effizienz und weniger Stress

✅ Einheitliche Datenbank für alle Prozesse

✅ Verbesserte Datenqualität und Sicherheit bei erhöhter Produktivität

✅ Geringe Betriebskosten dank Cloud-Technologie

✅ Aktuelle und klare Dashboards mit Reporting

✅ Besserer Informationsaustausch zwischen Abteilungen

✅ Schnelle und einfache Integration

✅ Zuverlässig mit geringer Kapitalbindung

So können Firmen von ERP-Software profitieren

Ein modernes ERP-System bietet Unternehmen aller Branchen zahlreiche Vorteile, darunter höchste Datensicherheit, vollständige Transparenz und optimale Leistung.

Eines ist klar: Die Leistungsfähigkeit und Effizienz des Unternehmens steigen, während die Kosten in fast allen Bereichen sinken. Das macht ERP-Systeme besonders aus wirtschaftlicher Sicht attraktiv.

Moderne Cloud-basierte ERP-Systeme, wie sie auch von uns bei KPA Service angeboten werden, erreichen durchschnittlich in nur wenigen Monaten einen positiven Return on Investment (ROI). Laut einer Studie von Ultra Consultants erzielt jeder in ein ERP investierte Dollar eine Rendite von sieben Dollar. Diese beeindruckende Bilanz lässt sich durch verschiedene Faktoren erklären.

Im Vergleich zu traditionellen On-Premise-Systemen sind die Implementierungskosten moderner Cloud-ERP-Systeme deutlich niedriger. Anpassungen von Dashboards, Berichten oder Geschäftsprozessen können einfach und ohne großen Aufwand mit Low-Code- oder No-Code-Tools vorgenommen werden. Dadurch entfallen die Kosten für externe Programmierer, die Stundenlöhne von mehreren hundert Euro verlangen, sowie die Notwendigkeit großer, kostspieliger IT-Abteilungen.

Die Praxiserfahrungen bestätigen die Vorteile solcher Systeme. Automatisierungen im Rechnungswesen können die Effizienz um bis zu 40 Prozent steigern. In einigen Fällen konnte der Zeitraum für die Rechnungsstellung von 21 Tagen auf nur einen Tag verkürzt werden. Ein oft unterschätzter, aber wichtiger Vorteil ist, dass die Einführung eines ERP-Systems den Schritt zu einer papierlosen Verwaltung bedeutet. Die Verwaltung von Bestands- und Stammdaten sowie die Materialwirtschaft erfolgen vollständig digital. Dies fördert nicht nur die Nachhaltigkeit, sondern spart auch Kosten: Durchschnittliche Unternehmen geben zwischen 7 und 14 Prozent ihrer Gesamtkosten für die Verarbeitung von Papierdokumenten aus. Diese Ausgaben können durch den Einsatz eines ERP-Systems erheblich reduziert werden.

Gibt es überhaupt Nachteile bei ERP-Systemen?

Der Einsatz eines ERP-Systems bringt umfassende Veränderungen für ein Unternehmen mit sich und sorgt für vollständige Transparenz in allen Prozessen. Während diese Transparenz dem Unternehmen insgesamt zugutekommt, kann sie in bestimmten Bereichen als nachteilig empfunden werden. Mitarbeiter könnten zum Beispiel ihre Informationshoheit gefährdet sehen und die erhöhte Transparenz kritisch betrachten. Es ist daher wichtig, diese Bedenken insbesondere vor und während der Einführung des ERP-Systems anzusprechen, um die Akzeptanz zu fördern.

Technologisch gibt es ebenfalls Unterschiede, die beachtet werden sollten. Etwa 90 Prozent der Unternehmen entscheiden sich mittlerweile für Cloud-basierte ERP-Lösungen, da sie einfach skalierbar sind und eine unkomplizierte mobile Nutzung bieten. Dennoch gibt es Dinge, die bei der Wahl eines ERP-Systems berücksichtigt werden sollten.

On-Premise-Systeme, bei denen die IT-Infrastruktur im eigenen Unternehmen vorgehalten wird, erfordern einen hohen Aufwand, sowohl finanziell als auch personell. Unternehmen müssen selbst für Aktualisierungen und Sicherheitsupdates sorgen, was häufig eine große Herausforderung darstellt. Viele Unternehmen arbeiten daher mit veralteten Versionen, was Sicherheitsrisiken und mögliche Datenverluste zur Folge haben kann.

Im Gegensatz dazu bieten Cloud-ERP-Systeme den Vorteil, dass die Expertise und Erfahrung des Dienstleisters genutzt werden kann. Dies führt zu einer Senkung der IT-Kosten. Auch die Datensicherheit profitiert von dieser Expertise. Cloud-basierte Systeme wie die von KPA Service unterziehen sich regelmäßig anspruchsvollen Penetrationstests, um sicherzustellen, dass sie stets den neuesten Sicherheitsstandards entsprechen.

Ab welcher Firmengröße ist ein ERP-System sinnvoll?

Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten. Für Großunternehmen mit 100+ oder mehr Mitarbeitern ist die Nutzung eines ERP-Systems längst Standard.

Mit der Einführung moderner Cloud-basierter ERP-Systeme, wie sie auch von uns bei KPA Service angeboten werden, ist die Frage nach der Unternehmensgröße weniger relevant geworden. Die Cloud-Technologie hat die ERP-Systeme, die früher nur großen Unternehmen vorbehalten waren, für kleine und mittlere Unternehmen zugänglich und erschwinglich gemacht.

Cloud-basierte ERP-Systeme sind oft modular aufgebaut, was eine einfache und kostengünstige Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens ermöglicht. Diese Systeme können schnell und ohne umfangreiche Programmierarbeiten angepasst werden. Außerdem profitieren Unternehmen von der Flexibilität, nur die benötigten Nutzerlizenzen zu erwerben, anstatt das gesamte System zu kaufen. Cloud-ERPs wachsen mit dem Unternehmen mit und bieten die Möglichkeit, alle Geschäftsprozesse digital abzubilden und auch mobil über gängige mobile Geräte zu nutzen.

Cloud-basierte ERP-Systeme sind damit für KMUs mit 10 bis 250 Mitarbeitern nicht nur sinnvoll, sondern ebenfalls Standard. Die wirtschaftlichen und effizienzsteigernden Vorteile sind so überzeugend, dass selbst Kleinstunternehmen mit zehn Mitarbeitern zunehmend auf ERP-Systeme setzen. Besonders die Möglichkeit der mobilen Nutzung unterstützt neue Arbeitszeitmodelle und Home-Office-Optionen, was zusätzliche Flexibilität bietet.

Start-ups, die oft auf schnelles Wachstum ausgerichtet sind, profitieren ebenfalls von der frühzeitigen Einführung eines ERP-Systems. Auch wenn der Einstieg bescheiden ausfällt, ist es ratsam, von Anfang an auf digitale Prozesse zu setzen. Ein ERP-System bereitet Start-ups auf die Zukunft vor, indem es alle Daten zentral bereitstellt und mit dem Unternehmenswachstum mithält.

Für Selbstständige und Einzelunternehmen kann ein ERP-System ebenfalls von Vorteil sein, auch wenn oft Einzelanwendungen ausreichen. Die Vorteile eines ERP-Systems für diese Gruppen liegen vor allem in der Skalierbarkeit, den kalkulierbaren Kosten und der mobilen Nutzung. Zudem profitieren Selbstständige und Einzelunternehmen von der verbesserten Datensicherheit, die ein ERP-System bietet, insbesondere angesichts der wachsenden Bedrohungen im Bereich der IT-Sicherheit.

Betriebsmodelle im Vergleich: Cloud vs. On-Premise

On-Premise-ERP (Lokal gehostet)

Seit den 1990er-Jahren gibt es ERP-Programme, die damals überwiegend als "On-Premise-Lösungen" bekannt waren. Bei diesem Modell wird die ERP-Software direkt auf den Servern des Unternehmens installiert und betrieben. Unternehmen müssen dafür eigene Server und die gesamte notwendige Hardware bereitstellen. Die Software wird meist über Lizenzmodelle erworben, was zusätzliche Kosten für Wartung und Upgrades mit sich bringt.

Hybride On-Premise-Lösungen (Teilweise lokal gehostet)

Diese Lösung ist ein Kompromiss zwischen traditionellem On-Premise-ERP und modernen Cloud-Ansätzen. Bei hybriden Systemen wird die ERP-Software in der Cloud betrieben, während sensible Daten weiterhin auf den Unternehmensservern gespeichert werden. Trotz der Bezeichnung als Cloud-Software können hybride Systeme Nachteile haben, insbesondere wenn es um regelmäßige Updates geht. Es besteht das Risiko, dass das System nicht automatisch mit den neuesten Versionen aktualisiert wird. Daher ist es wichtig, vor der Entscheidung für ein hybrides ERP-System zu klären, wie und wann Software-Updates durchgeführt werden und ob das System tatsächlich die Vorteile einer Cloud-Lösung bietet.

Cloud-ERP

Der Ausbau von Breitbandnetzen in den letzten 15 Jahren hat die Nutzung von Cloud-Technologien ermöglicht. Cloud-ERP-Systeme bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter Kosteneinsparungen durch den Wegfall eigener IT-Infrastrukturen und Zugang zu spezialisiertem Fachpersonal, das sich um die Wartung und Optimierung der Software kümmert. Diese Systeme werden meistens als Software as a Service (SaaS) über ein Abonnement bereitgestellt, wobei eine Internetverbindung ausreicht, um auf die Software zuzugreifen. Ein wesentlicher Vorteil von Cloud-ERP ist die regelmäßige Durchführung globaler Software-Updates. Diese Updates sorgen dafür, dass alle Kunden von den neuesten Funktionen profitieren, Fehlerbehebungen erhalten und stets mit der aktuellen Version der Software arbeiten.

Wichtige Funktionen und Module von ERP-Software

Moderne ERP-Systeme sind in der Regel modular aufgebaut, was bedeutet, dass sich Funktionen und Prozesse flexibel an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anpassen lassen. Diese Systeme bieten eine Vielzahl von Funktionen und branchenspezifischen Lösungen, die eine nahtlose Integration und hohe Benutzerfreundlichkeit gewährleisten. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen sind cloud-basierte ERP-Lösungen von Vorteil, da sie maßgeschneiderte Funktionen und eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten, um die Anforderungen der digitalen Transformation zu erfüllen.

Es gibt jedoch auch ERP-Systeme, die nicht modular aufgebaut sind. Diese monolithischen Lösungen bieten alle Funktionen als integrierte Einheit an. Während sie eine schnelle Implementierung ermöglichen und keine zusätzlichen Anpassungen benötigen, können sie weniger flexibel sein, wenn es darum geht, spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen oder sich in einer dynamischen Unternehmensumgebung anzupassen.

Die folgende Tabelle vergleicht verschiedene Kernfunktionen von ERP-Systemen und zeigt ihre spezifischen Aufgabenbereiche und Einsatzmöglichkeiten auf.

Einsatzbereich	Kernfunktion in diesem Bereich	Fachbereich
Warenwirtschaft	Automatisierung von Prozessen und Senkung der Kosten in der Liefer- und Distributionskette.	Einkauf, Lager, Sales
Finanzbuchhaltung	Komplett integrierte Buchhaltungssoftware mit vorgefertigten Finanzberichten – geeignet für Unternehmen jeder Größe.	FiBu, Controlling
CRM	Verknüpfung von ERP und CRM – Kundeninformationen sind für alle relevanten Abteilungen.	Vertrieb, Sales, Marketing
Dokumenten-management	Revisionssichere Archivierung, Cloud-Speicher und Dokumentenerkennung mittels KI.	Büro, Verwaltung, alle anderen Bereiche
E-Commerce	Integration aller großen Webshops mit Funktionen für Finanzen, Vertrieb, Bestände, CRM und Beschaffung.	Vertrieb, Sales, Marketing
Produktion	Planung, Steuerung und Optimierung der Fertigung an mehreren Standorten.	Produktion, Fertigung
Service	Schnellere und effektivere Dienstleistungen bei hoher Transparenz und geringeren Kosten.	Support, Außendienst
Projektsteuerung	Erhöhung der Effizienz bei der Projektabwicklung von der Planung bis zur Abrechnung.	Projekt-management
Personal	Digitale Personalakte führen, Betriebsmittel verwalten, Abwesenheiten steuern und regelmäßige Gehaltsabrechnungen durchführen.	HR
Qualitätsmanagement	Qualitätssicherung und -management für alle Unternehmensprozesse, auch an mehreren Standorten.	Alle Bereiche
Mobile Apps	Leistungsstarke und benutzerfreundliche Lösung für mobiles Arbeiten auf Android- und iOS-Geräten.	Alle Bereiche, v.a. Außendienst

Ein entscheidendes Merkmal eines ERP-Systems ist, dass es nicht nur Lösungen für einzelne Geschäftsbereiche bietet, sondern alle Unternehmensprozesse abbildet und miteinander verknüpft. Das ERP-System von KPA-Service, beispielsweise, ist modular aufgebaut und deckt sämtliche benötigten Funktionen ab.

Das Besondere daran ist, dass Sie bei uns die Möglichkeit haben, diese ERP-Module und Funktionen nach Ihren Bedürfnissen zu kombinieren. Vor der Implementierung analysieren wir gründlich alle Prozesse in Ihrem Unternehmen. Anschließend konfigurieren wir das ERP-System so, dass es maßgeschneidert auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist.

Unterschied zwischen ERP, CRM & WaWi

In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede zwischen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), Warenwirtschaftssystemen (WaWi) und CRM-Systemen (Customer Relationship Management) erläutert. Dieser Vergleich ist wichtig, da der Begriff ERP oft allgemein für umfassende Software-Lösungen verwendet wird, die jedoch in Wirklichkeit spezifische Funktionen abdecken können.

- ERP-System: Ein ERP-System integriert verschiedene Geschäftsprozesse und Funktionen in einer zentralen Datenbank. Es unterstützt umfassende Bereiche wie Finanzwesen, Personalwesen, Produktion, Logistik und Einkauf. ERP-Systeme bieten eine ganzheitliche Lösung für das Management aller wichtigen Unternehmensprozesse.

- Warenwirtschaftssystem (WaWi): Ein WaWi-System fokussiert sich speziell auf die Verwaltung von Beständen, Lagerhaltung und Warenflüssen innerhalb eines Unternehmens. Es bietet gezielte Funktionen zur Optimierung der Logistik und Warenwirtschaft, aber nicht die umfassende Abdeckung eines ERP-Systems.

- CRM-System: Ein CRM-System konzentriert sich auf das Management und die Verbesserung von Kundenbeziehungen. Es speichert und optimiert Kundendaten, Verkaufsprozesse und Marketingaktivitäten. Der Hauptzweck eines CRM-Systems ist es, die Interaktion mit Kunden zu verbessern und die Vertriebs- und Marketingaktivitäten zu unterstützen.

Diese Unterschiede verdeutlichen, dass ERP-Systeme umfassendere Lösungen bieten, während WaWi und CRM-Systeme spezialisierte Funktionen für bestimmte Geschäftsbereiche bereitstellen. Die folgende Tabelle veranschaulicht diese Unterschiede und Gemeinsamkeiten detailliert.

Funktionen für	ERP	WaWi	CRM
Finanzbuchhaltung	✅	❌	❌
HR	✅	❌	❌
Materialwirtschaft	✅	✅	❌
Produktion	✅	✅	❌
Einkauf	✅	✅	❌
Logistik / Lager	✅	✅	❌
Bedarfsermittlung	✅	✅	❌
Projekt(-Controlling)	✅	❌	✅
Marketing	✅	❌	✅
Vertrieb	✅	❌	✅
Dienstleistungen	✅	❌	✅
Management	✅	✅	✅

Die Einführung eines ERP-Systems

Der Erfolg eines ERP-Einführungsprojekts hängt maßgeblich von einer sorgfältigen Planung und einem durchdachten Vorgehen ab, unabhängig von der verwendeten Methode. Es ist entscheidend, allen Phasen der ERP-Einführung gebührende Aufmerksamkeit zu schenken.

Der erste Schritt im Projekt besteht darin, den aktuellen Stand der Dinge zu erfassen und darzustellen. Dazu gehört die gründliche Erhebung und Dokumentation aller Geschäftsprozesse und Anforderungen, die an das neue ERP-System gestellt werden. Dieser Schritt wird gemeinsam mit den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen durchgeführt, die die jeweiligen Prozesse im Unternehmen tatsächlich umsetzen.

Wichtiges beim Vergleich von ERP-Anbietern

Die Entscheidung, ein modernes ERP-System als zentrale Unternehmenssoftware zu installieren, ist weitreichend. Unternehmen stellen ihre Weichen damit unmissverständlich in Richtung Zukunft. Mit dem neuen ERP-System steigen Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit. Bevor das ERP seine ganze Leistungsfähigkeit entfalten kann, gilt es, den richtigen ERP-Anbieter und das passende ERP-System zu finden.

Eine wichtige Aufgabe, denn: Interessenten haben die Qual der Wahl. Der Markt ist riesig. Das Angebot reicht von hochspezialisierter Branchensoftware bis zur Lösung mit standardisierten Best Practises. Der Markt zeigt aber auch: Cloud-basierte ERP gewinnen zunehmend an Bedeutung. Unsere Systeme richten sich speziell an die Bedürfnisse von KMUs. Dank eines modularen Aufbaus lassen sich alle Funktionen nach dem Baukastenprinzip so zusammenfügen, dass eine maßgeschneiderte Branchenlösung entsteht. Über flexible Schnittstellen lässt sich eine maximale Anpassung der ERP-Software erzielen und bereits im Unternehmen bestehende Systeme nahtlos integrieren.

Kosten für ein ERP-System

Die Kosten für ein Enterprise Resource Planning (ERP) System können erheblich variieren. Bei der Kalkulation der Kosten spielen folgende Fragen eine entscheidende Rolle:

• Welche Unternehmensbereiche sollen durch das ERP-System abgedeckt werden?

• Wie komplex sind die Geschäftsprozesse, die abgebildet werden müssen?

• Ist zusätzliche IT-Infrastruktur erforderlich?

• Wie groß ist das Unternehmen, das das ERP-System einführen möchte?

• Soll eine On-Premise- oder Cloud-Lösung gewählt werden?

• Wie viele Benutzer werden das ERP-System nutzen?

Die digitale Modernisierung eines Unternehmens bringt Kosten mit sich, die auch für eine ERP-Software anfallen. Neben den Kosten für die Software selbst müssen auch weitere Faktoren berücksichtigt werden. Die genauen Kosten zu beziffern, ist oft schwierig, da die Geschäftsprozesse und Preismodelle der ERP-Anbieter stark variieren. Ein direkter Vergleich der Kosten ist daher nicht immer möglich. Unternehmen, die die Gesamtkosten vor Projektbeginn wissen möchten, sollten alle Aspekte der ERP-Implementierung berücksichtigen und die Vor- und Nachteile abwägen.

Studien zeigen, dass Kostensteigerungen bei ERP-Projekten noch weit verbreitet sind – Überschreitungen von Termin- und Budgetplänen um 50 Prozent oder mehr sind keine Seltenheit. Diese unerwarteten Kostensteigerungen sind oft auf mangelhafte Vorbereitung vor Projektbeginn zurückzuführen. Eine enge Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Implementierungspartner kann helfen, solche Probleme zu minimieren. Cloud-basierte ERP-Lösungen, wie die von KPA Service, bieten im Vergleich zu traditionellen ERP-Systemen geringere Investitionskosten und eine schnellere Implementierung.

Die Kosten für Ihr ERP-System hängen maßgeblich von Ihrem Unternehmen, der Komplexität der Prozesse und Ihren spezifischen Anforderungen ab. Es ist daher ratsam, verschiedene Anbieter zu vergleichen. Dabei spielt nicht nur der Preis eine Rolle: Um effektiv arbeiten zu können, ist es entscheidend, dass Ihre Mitarbeiter sich gut mit der ERP-Lösung auskennen und diese effizient nutzen können.

Faktoren wie die Benutzerfreundlichkeit (Usability) der Software sollten daher nicht unterschätzt werden. Je komplexer die Software und die Benutzeroberfläche sind, desto höher können die Kosten für Schulungen ausfallen. Ein einfach zu bedienendes ERP-System kann somit langfristig Kosten sparen und die Effizienz Ihrer Mitarbeiter erhöhen.