ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) sind aus dem heutigen Arbeitsalltag mittelständischer Industrie- und Handelsunternehmen sowie Dienstleistungsfirmen kaum mehr wegzudenken. Die Einsatzmöglichkeiten dieser Systeme sind so vielfältig und individuell wie die Unternehmen selbst, die sie nutzen – jeder Betrieb bringt dabei seine eigenen komplexen Anforderungen mit.
ERP-Systeme, auch bekannt als Unternehmenssoftware oder betriebswirtschaftliche Software, unterstützen und steuern alle wesentlichen Geschäftsprozesse – von der Kommunikation und Entwicklung über die Produktion bis hin zum Vertrieb. Sie schaffen zudem Transparenz in Bereichen wie Lagerverwaltung, Warenflüsse und Buchhaltung. So lassen sich Optimierungspotenziale aufdecken, und Abläufe werden effizienter gestaltet.
Da die Einsatzmöglichkeiten für ERP-Systeme so vielfältig und komplex wie die Unternehmen selbst sind, ist die Wahl der passenden Lösung oft eine Herausforderung. Der Markt bietet eine große Auswahl an ERP-Lösungen, die sich in ihren Ansätzen, technologischen Konzepten und Funktionstiefen unterscheiden. Daher ist es wichtig, zunächst grundlegende Überlegungen anzustellen: Was soll mit der Einführung eines ERP-Systems erreicht werden? Häufig stehen hier Begriffe wie Prozessoptimierung, Effizienzsteigerung und Kostensenkung im Raum. Doch was bedeutet eine ERP-Einführung konkret für das eigene Unternehmen? Und wie lässt sich der Mehrwert der Software langfristig bewerten?
Ein erfolgreiches ERP-System sollte nicht nur den aktuellen Anforderungen entsprechen, sondern auch zukünftige Entwicklungen und die strategische Ausrichtung des Unternehmens unterstützen. Die technologischen Anforderungen und Innovationen spielen dabei ebenfalls eine entscheidende Rolle. Die Auswahl einer ERP-Lösung sollte daher gut durchdacht und geplant sein. Es ist ratsam, sich Zeit zu nehmen, um die eigenen Bedürfnisse – sowohl aktuelle als auch zukünftige – genau zu definieren und den Markt sorgfältig zu sondieren. Eine fundierte Entscheidung kann einem Unternehmen nicht nur helfen, seine Ziele zu erreichen, sondern auch langfristig einen Wettbewerbsvorteil sichern.
In diesem Leitfaden begleiten wir Entscheider Schritt für Schritt auf dem Weg zur passenden ERP-Lösung und geben praxisnahe Tipps, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern.
Schritt für Schritt zum passenden ERP-System
Die richtige Unternehmenssoftware kann entscheidend zum Erfolg und zur effizienten Führung eines Unternehmens beitragen. Dabei gilt ein grundlegendes Prinzip: Die Software sollte sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen – und nicht das Unternehmen an die Software.
So unterschiedlich Unternehmen, ihre Produkte, Branchen und Mitarbeitenden auch sind, eines ist sicher: Die richtige Unternehmenssoftware unterstützt nicht nur die Unternehmensführung, sondern auch den langfristigen Erfolg. Eine passende ERP-Lösung fördert das Wachstum, ermöglicht eine schnelle Anpassung an Marktveränderungen und trägt so maßgeblich zum nachhaltigen Erfolg bei. Sie steuert sämtliche Prozesse, bietet eine solide Informationsbasis, schafft Transparenz über die finanzielle Situation, optimiert den Vertrieb und verbessert die Kundenkommunikation. Zudem macht sie Produktionsprozesse effizienter und schafft eine Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Allerdings zeigt die Studie „ERP in der Praxis 2018/2019“ der Trovarit AG, dass viele Unternehmen den Aufwand für die Einführung eines ERP-Systems unterschätzen. Häufige Herausforderungen sind dabei die Datenmigration, die bei 36 Prozent der Projekte als Hürde auftrat, die Abbildung der Unternehmensprozesse (17 Prozent) sowie unklare Anforderungen an die Software (11 Prozent). Mit unserem Ratgeber möchten wir Ihnen helfen, diese Stolpersteine zu umgehen.
Die Anforderungen an ERP-Systeme wachsen stetig: Entwicklungen wie Industrie 4.0, das Industrial IoT, servicebasierte Geschäftsmodelle und künstliche Intelligenz fordern moderne und flexible Lösungen. Dennoch zeigt die Studie auch, dass viele Systeme in Unternehmen veraltet sind. So liegt das durchschnittliche Alter der ERP-Installationen bei deutschen Unternehmen bei 10,2 Jahren, wobei die Software meist schon seit 2,2 Jahren ohne Updates betrieben wird. Es besteht also ein großer Bedarf an Modernisierung.
In den folgenden Abschnitten erläutern wir, welche grundlegenden Fragen Entscheider auf dem Weg zu einer modernen ERP-Lösung klären sollten. Denn nur mit klaren Zielen und einer definierten Unternehmensstrategie kann eine ERP-Einführung zum Erfolgsfaktor werden.
Grundsätzlich gilt: Die Software muss zum Unternehmen passen – und nicht umgekehrt.
6 Schritte zur richtigen ERP-Software
Schritt 1: Gründe und Ziele ermitteln
Beziehen Sie Ihre Fachabteilungen, Führungskräfte und die IT-Abteilung frühzeitig in den Entscheidungsprozess mit ein. Gemeinsam im Team können Sie die Schwachstellen und das Optimierungspotenzial in Ihrem Unternehmen am besten identifizieren und bewerten. Diese Analyse ist entscheidend, um die Ziele der ERP-Einführung festzulegen.
Stellen Sie dabei die Frage: *Was wollen wir mit einer ERP-Lösung erreichen?* Basierend auf den Antworten erarbeiten Sie Ihre Soll-Prozesse und dokumentieren diese in einem Lastenheft. Dieses Lastenheft dient als Leitfaden für die Auswahl der Software und hält alle Anforderungen fest, die die ERP-Lösung erfüllen muss.
Schritt 2: Strategie prüfen und Anforderungen festlegen
Überprüfen Sie Ihre Unternehmensstrategie gründlich und berücksichtigen Sie dabei auch die Ziele der einzelnen Abteilungen. Die strategische Ausrichtung des Unternehmens ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl der passenden ERP-Lösung. Notieren Sie alle Anforderungen, die sich aus der Unternehmensstrategie an das ERP-System ergeben, und fügen Sie diese ebenfalls in das Lastenheft ein. Dieses Dokument bildet die Grundlage dafür, dass die ERP-Lösung genau auf die Ziele und Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist.
Schritt 3: Wirtschaftlichkeit überprüfen (Investitionsrechnung light)
Führen Sie eine Wirtschaftlichkeitsanalyse für den geplanten Einsatz der ERP-Software durch. Schätzen Sie die Kosten der aktuellen Ist-Prozesse, den zukünftigen Aufwand für die Soll-Prozesse sowie mögliche Nebeneffekte und die gesamten Investitionskosten. Falls Sie sich für eine Cloudlösung entscheiden, müssen Sie lediglich die laufenden Kosten berücksichtigen, da Anfangsinvestitionen für Server und Softwarelizenzen entfallen. Vergleichen Sie sämtliche Kostenpunkte und vergessen Sie nicht, auch die internen Personalkosten einzubeziehen. So erhalten Sie eine erste Einschätzung zur Rentabilität des Projekts und zur voraussichtlichen Amortisationszeit.
Neben den wirtschaftlichen Aspekten sollten Sie auch die schwer messbaren Effekte wie Transparenz, Flexibilität sowie die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden bewerten. Diese Faktoren sind oft genauso wichtig, da ein modernes System das Vertrauen Ihrer Kunden stärkt und die Zusammenarbeit im Team fördert. Abschließend erstellen Sie eine Prioritätenliste für das Gesamtprojekt. Die Einführung eines ERP-Systems muss heute kein großes, einmaliges Projekt mehr sein, sondern kann Schritt für Schritt in einem agilen Prozess umgesetzt werden.
Schritt 4: Funktionstiefe und Spezialisierungsgrad herausfinden
Überlegen Sie, ob Ihr Unternehmen spezielle Branchenfunktionalitäten benötigt oder ob eine Standardsoftware ausreicht. Berücksichtigen Sie dabei Ihre Unternehmensstrategie und fragen Sie sich, wie viel Dynamik und Flexibilität die Software bieten muss. Als Faustregel gilt: Je spezialisierter und stabiler Ihr Unternehmen arbeitet, desto geeigneter ist eine Branchensoftware. Bei dynamischen, flexiblen und international tätigen Unternehmen empfiehlt sich eher eine Standardsoftware, die vielseitig anpassbar ist.
Binden Sie außerdem die Hauptanwender (Key User) aus den betroffenen Abteilungen in den Entscheidungsprozess ein. Sie stehen den täglichen Abläufen am nächsten und haben oft einen detaillierteren Einblick in die praktischen Anforderungen als die Geschäftsführung oder die IT-Abteilung. So stellen Sie sicher, dass die ERP-Lösung auch in der Praxis den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
Schritt 5: Architektur-Check
Prüfen Sie die verschiedenen Architekturansätze sorgfältig auf ihre Umsetzbarkeit und Finanzierbarkeit. Vergleichen Sie dazu den aktuellen Zustand Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur mit dem angestrebten Ziel der ERP-Einsatzszenarien. Berücksichtigen Sie dabei auch die Vorteile von Cloud Computing, um herauszufinden, welcher Ansatz oder welche Kombination am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Bewerten Sie Eigenschaften wie Unabhängigkeit, Sicherheit, Flexibilität, Offenheit sowie die Anschaffungs- und Betriebskosten nach Ihren individuellen Anforderungen und Prioritäten. Lassen Sie anschließend von Ihrer IT-Abteilung einen Architekturfahrplan erstellen, um einen klaren Überblick über die notwendigen Schritte zu erhalten und mögliche Alternativen abzuwägen. So können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die Ihre IT-Struktur optimal unterstützt.
Schritt 6: Weiche Faktoren bewerten
Neben den technischen und finanziellen Aspekten sollten Sie auch die weichen Faktoren in Ihren Auswahlprozess einfließen lassen. Diese können entscheidend sein, insbesondere wenn mehrere ERP-Systeme in Eigenschaften und Kosten ähnlich sind. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit an Ihre Unternehmenskultur und die Unterstützung durch den Anbieter. Diese Faktoren tragen maßgeblich zur Akzeptanz und zum langfristigen Erfolg des ERP-Systems in Ihrem Unternehmen bei.
Jeder Ansatz bringt eigene Vor- und Nachteile mit sich.
Eine gründliche Prüfung auf Umsetzbarkeit und Finanzierbarkeit ist deshalb unerlässlich. Binden Sie dabei unbedingt die Hauptanwender aus den betroffenen Abteilungen in den Entscheidungsprozess ein. Diese Mitarbeitenden sind näher am Tagesgeschäft und verfügen oft über ein besseres Verständnis der praktischen Abläufe als die Geschäftsführung oder ein IT-Spezialist. So stellen Sie sicher, dass die gewählte Lösung auch tatsächlich die Bedürfnisse des Unternehmensalltags abdeckt.
Ziele - Was soll die verbessert werden?
Die Gründe, in eine moderne ERP-Lösung zu investieren, sind vielfältig und hängen stark von den spezifischen Anforderungen der Branche ab. So versprechen sich Handelsbetriebe durch eine ERP-Lösung volle Transparenz über Filialen, Märkte, Sortimente und Kunden, um das Management und die Planung zu optimieren. Im produzierenden Gewerbe hingegen liegt der Fokus auf der Effizienz der Produktionsprozesse, einer präzisen Materialplanung, der Einhaltung von Rezepturen und der Rückverfolgbarkeit von Chargen. Auch die Steuerung der gesamten Lieferkette – vom Lieferanten bis zum Kunden – spielt hier eine zentrale Rolle.
Ein gemeinsames Ziel vieler Branchen ist die Reduktion hoher Lagerkosten, die durch optimierte Abläufe gesenkt werden können. Diese Beispiele verdeutlichen, wie unterschiedlich die Ziele bei der Einführung einer ERP-Lösung sein können. Im Allgemeinen lassen sie sich in folgende Kategorien einteilen:
Checkliste: Unternehmensstrategie
Die erfolgreichsten ERP-Projekte sind eng auf die organisatorische und kulturelle Entwicklung des Unternehmens abgestimmt. Planen Sie frühzeitig und nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Strategie und Ziele klar zu definieren.
Wirtschaftlichkeit ermitteln
Ein „Blick von außen“ auf das eigene Unternehmen hilft oft dabei, Optimierungs-potenziale in verschiedenen Bereichen zu erkennen. Zu den möglichen Optimierungspotenzialen gehören beispielsweise der Einsatz von Barcodes und RFID in der Logistik, mobile Lösungen für den Außendienst oder die Instandhaltung, die Optimierung der Lieferkette sowie die Anbindung der Produktionsmaschinen an das ERP-System für smarte Fertigung und vorausschauende Wartung.
Wenn Investitionsentscheidungen anstehen, konkurrieren oft Abteilungen darum, welches Projekt das größte Optimierungspotenzial verspricht. Da jedoch häufig finanzielle und personelle Ressourcen begrenzt sind, ist es wichtig, klare Prioritäten zu setzen. Doch wie?
Hier hilft es, den erwarteten Return on Investment (ROI) zu ermitteln. Dies bedeutet, die Investitionskosten und den Nutzen in ein wirtschaftliches und zeitliches Verhältnis zu setzen. So sollten die zu erwartenden positiven Effekte, wie eingesparte Prozesskosten oder zusätzliche Umsätze durch Expansionen, grob geschätzt und den Investitionskosten gegenübergestellt werden.
Für eine fundierte Entscheidung müssen auch die laufenden Kosten berücksichtigt werden, die durch die ERP-Implementierung entstehen:
Wie hoch sind Beratung, Anpassungen, Wartung und Betrieb?
Welche zusätzliche Hardware wird benötigt, falls keine Cloud-Lösung gewählt wird?
Ist die Software technologisch aktuell oder steht bald ein Technologiewechsel an?
Können Anpassungen bei neuen Releases einfach übertragen werden, oder entsteht zusätzlicher Aufwand?
Bietet das System die Möglichkeit, selbst Anpassungen vorzunehmen, oder sind kostspielige Dienstleister nötig?
Wie sind die langfristigen Unterhaltskosten im Vergleich zur aktuellen Situation?
Übersteigen die Gesamtkosten den zu erwartenden Nutzen, lohnt sich die Projektumsetzung aus wirtschaftlicher Sicht nicht.
Funktionstiefe, Dynamik, Flexibilität: Generalist oder Spezialist?
Bei der Wahl eines ERP-Systems stellt sich oft die Frage: Setzt man auf eine flexible Generalisten-Software oder auf eine spezialisierte Lösung? Ein Generalist bietet umfassende Funktionalitäten und passt sich dynamisch an unterschiedliche Anforderungen an, während ein Spezialist gezielt auf spezifische Branchenbedürfnisse eingeht. Die Entscheidung hängt von der gewünschten Funktionstiefe, der nötigen Flexibilität und den speziellen Anforderungen des Unternehmens ab.
Mit den vorangegangenen Schritten hat Ihr Unternehmen die Auswahlkriterien für die ERP-Lösung klar definiert und die Liste möglicher Kandidaten eingegrenzt. Nun geht es darum, die Softwarelösungen genauer zu prüfen, insbesondere ob eine generalistische Standardsoftware oder eine spezialisierte Lösung besser zu den Anforderungen passt. Beide Ansätze sind entweder als selbst betriebene Software oder als Cloud-Lösung verfügbar.
Eine generalistische Standardsoftware bietet breite Funktionalitäten und deckt standardmäßig alle zentralen Unternehmensbereiche ab – von der Finanzbuchhaltung über Produktion und Einkauf bis zum Vertrieb und Warenbestand. Diese Flexibilität ist ideal für Unternehmen mit dynamischen Strukturen, die noch in der Entwicklung sind oder regelmäßig neue Märkte und Geschäftsfelder erschließen möchten. So profitieren junge, wachsende Unternehmen von einer variablen ERP-Lösung, die sich unkompliziert an neue Prozesse und internationale Märkte anpassen lässt.
ERP-Lösungen aus der Cloud bieten hier zusätzlich die Möglichkeit, Funktionen nach Bedarf flexibel zu- oder abzuschalten. Diese Option ermöglicht dynamischen Unternehmen maximale Flexibilität, ohne hohe Anfangsinvestitionen in IT-Infrastruktur tätigen zu müssen – eine attraktive Alternative zu fest installierten ERP-Lösungen.
Für Firmen mit verschiedenen Geschäftsfeldern und multinationale Unternehmen bieten Standard- und Cloudlösungen eine ideale Basis, um alle Geschäftsbereiche und Standorte in einer Lösung zu integrieren. Mit einer gemeinsamen Datenbasis ermöglichen sie unternehmensweite Transparenz, konsolidierte Zahlen und einen tagesaktuellen Überblick über die finanzielle Situation – selbst über Landesgrenzen hinweg.
Spezial- oder Branchenlösungen hingegen sind besonders geeignet für Unternehmen, die ihr bestehendes Geschäft effizienter gestalten und die gesamte Prozesskette optimieren möchten. Diese Lösungen bringen branchenspezifische Funktionen direkt mit und reduzieren dadurch den Anpassungsaufwand. Ein Beispiel hierfür ist die Kfz-Branche: Eine ERP-Lösung für den Kfz-Teile-Handel bietet etwa eine Altteile-Steuer und Anbindungen an Plattformen wie TecCom, die den Automotive Aftermarket unterstützen und eine direkte Verfügbarkeitsprüfung und Bestellung bei Herstellern ermöglichen.
Es gibt Branchenlösungen für viele Bereiche wie die Fahrzeugindustrie, die Kunststoffverarbeitung, den Einzel- und Großhandel, die Elektrobranche, die Lebensmittel- und Pharmaindustrie, die Kosmetikbranche und das Gesundheitswesen. Sowohl Standard- als auch Branchensoftware sollte dabei flexibel an die individuellen Unternehmensanforderungen anpassbar sein, ohne umfangreichen Programmieraufwand zu verursachen.
Besonders Cloud-basierte ERP-Lösungen bieten heute die Möglichkeit, über zentrale Plattformen schnell individuelle Apps zu entwickeln und bereitzustellen, sodass maßgeschneiderte Funktionen flexibel integriert werden können.
Die nächsten 4 Schritte auf dem Weg zu Ihrer ERP-Software Auswahl
Lastenheft und Vorauswahl
Sobald Ihr Lastenheft vollständig ist und alle wichtigen Aspekte wie Ziele, Strategie, gewünschte Funktionen und das ERP-Modell enthält, können Sie mit der Marktsondierung beginnen. Ziel ist es, die Liste potenzieller ERP-Anbieter auf ein Dutzend Kandidaten zu reduzieren. Wichtige Auswahlkriterien sind dabei die Investitionssicherheit, Internationalität und Branchenorientierung des Anbieters. Achten Sie auch auf Referenzinstallationen, um praktische Einblicke in die Anwendung zu erhalten. Nutzen Sie darüber hinaus Messen und Roadshows, um einen persönlichen Eindruck vom Anbieter zu gewinnen und ein Gespür für die Zusammenarbeit zu entwickeln.
Zwischenrunde & Bewerbungsgespräch
In der Zwischenrunde erhalten die verbleibenden ERP-Anbieter das detaillierte Lastenheft, das die zentralen Geschäftsprozesse und Projektanforderungen beschreibt. Dieses Dokument dient als Grundlage für konkrete Lösungsvorschläge und ein erstes Angebot. Dabei sollten Aspekte wie der Anpassungsbedarf sowie die erwarteten Wartungs- und Servicekosten deutlich werden. Anschließend werden die Angebote verglichen, und die drei bis sechs aussichtsreichsten Kandidaten qualifizieren sich für die Finalrunde.
Finale Präsentation & Leistungsüberprüfung der Anbieter
Im Finale wird das tatsächliche Leistungsvermögen der ERP-Anbieter bewertet, nicht nur die Versprechungen der Hersteller. Um dies zu gewährleisten, erhalten die Kandidaten spezifische Aufgaben, die komplexe Geschäftsprozesse innerhalb der Software abbilden sollen. Hier empfiehlt es sich, besonders zentrale oder geschäftskritische Prozesse auszuwählen, um eventuelle K.-o.-Kriterien direkt zu prüfen. Die Anbieter präsentieren ihre Ergebnisse und zeigen, wie gut ihre Lösung auf die Anforderungen des Unternehmens eingeht. Häufig folgen ergänzende Workshops mit den besten zwei bis drei Kandidaten, um tiefere Einblicke zu gewinnen.
Entscheidung treffen
Achten Sie bei der finalen Entscheidung auch auf weiche Faktoren wie Branchenerfahrung, Servicequalität, das Implementierungskonzept und die Investitionssicherheit des Anbieters. Schließlich arbeiten Sie nicht nur mit der Software, sondern auch langfristig mit dem Anbieter zusammen. Bewerten Sie Lösungsansätze, Leistungsfähigkeit und die Kompetenz der Anbieter gemeinsam mit Vertretern der betroffenen Abteilungen – das fördert die Akzeptanz im gesamten Unternehmen. Planen Sie die Implementierung sorgfältig in einem gemeinsamen Workshop, denn eine exakte Vorbereitung minimiert das Risiko unerwarteter Herausforderungen.
Tipp: Ein mehrstufiger Auswahlprozess ist bei ERP-Investitionen der sicherste Weg, die passende Lösung zu finden. Je nach Projektumfang sollten Sie dafür mindestens drei bis sechs Monate einplanen.
Auch wenn der Auswahlprozess für eine ERP-Lösung anspruchsvoll ist, lohnt sich der investierte Zeitaufwand. Eine gut ausgewählte ERP-Lösung trägt langfristig zum Unternehmenserfolg, zur Mitarbeiterzufriedenheit und zum Wachstum bei. Mit einer gründlichen Vorbereitung und Planung wird die Entscheidungsfindung leichter als gedacht. Die positiven Effekte zeigen sich bald, auch wenn es zunächst möglicherweise Widerstände gibt: Schnellere und optimierte Prozesse, geringere Kosten und bessere Transparenz stärken das Unternehmen und machen es flexibler gegenüber Marktanforderungen.
Wir hoffen, der Artikel war spannend und informativ. Wenn Sie Beratungsbedarf hinsichtlich eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen haben, klicken Sie gerne auf den untenstehenden Button und tragen Sie sich für ein kostenloses Erstgespräch ein. In diesem Gespräch analysieren wir Ihre Systemlandschaft und erörtern, welche Optimierungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen bestehen. KPA-Service ist Experte in Sachen ERP, CRM und BI-Systemen. Mit unserem Enterprise Management Brain (EMB-System) kombinieren wir das Beste aus allen Welten. Wir entwickeln dabei eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen. |