Unternehmen sehen sich heute mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Eine der gravierendsten ist der Fachkräftemangel, der in allen Branchen zu spüren ist. Das Fehlen qualifizierter Arbeitskräfte beeinträchtigt die Produktivität, Innovationskraft und Agilität eines Unternehmens – drei Schlüsselfaktoren, um in der zunehmend digitalisierten Geschäftswelt erfolgreich zu bleiben.
Microsoft bietet mit der Power Platform ein Bündel leistungsstarker Tools, das genau bei den Ressourcen ansetzt. Mit den Low-Code-Lösungen können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren, Daten intelligent nutzen und sogar relativ einfach eigene Apps entwickeln. Eine dieser innovativen End-to-End-Geschäftsanwendungen ist Microsoft Power Automate. Diese Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zu beschleunigen. In diesem Blogbeitrag werden wir genauer untersuchen, wie Power Automate die Produktivität steigert und gleichzeitig die Mitarbeiter entlastet.
Was ist Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate ist ein cloudbasierter Dienst zur Workflow-Automatisierung, der auf Low-Code-Technologie und künstlicher Intelligenz basiert. Damit können technisch versierte Fachkräfte mit minimalem Aufwand intelligente Workflows erstellen, um repetitive und zeitaufwändige Prozesse zu automatisieren. Im Hintergrund werden dafür nahtlos Daten aus verschiedenen Anwendungen und Systemen verknüpft, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Dies ist besonders vorteilhaft in einer heterogenen Systemlandschaft, wo die Datenübergabe und -auswertung oft eine große Herausforderung darstellen und viele Ressourcen binden.
Eine Studie von Forrester Consulting zeigt, dass Unternehmen mit Power Automate ihre Abläufe effizienter gestalten, Fehler um 27,4 % reduzieren und die Time-to-Market um 33 % beschleunigen konnten. (Quelle: The Total Economic Impact of Power Automate, 2022)
Wie erstellt man automatisierte Workflows?
Microsoft Power Automate, ähnlich wie Power Apps, ist eine benutzerfreundliche Plattform, die speziell für Citizen Developer entwickelt wurde. Mit dem Low-Code-Ansatz können diese Experten außerhalb der IT-Abteilung softwarebasierte Anwendungen für ihre speziellen Aufgabenbereiche erstellen. Dafür ist nur ein geringes technisches Verständnis erforderlich, über das die GenZ und folgende Generationen ohnehin verfügen. Durch die Kombination von Fachwissen und digitalem Know-how der Citizen Developer wird der Abstimmungsaufwand minimiert und die Entwicklungszeit erheblich verkürzt.
Die Plattform verfügt über einen intuitiven Drag-and-Drop-Editor, eine visuelle Benutzeroberfläche und viele integrierte Vorlagen – von der Datenerfassung bis hin zu vordefinierten Berichten. So können selbst komplexe Workflows einfach und ohne eine einzige Zeile Code erstellt und automatisiert werden. Alles, was Sie tun müssen, ist einen Trigger (Auslöser) definieren und die gewünschten Aktionen zuordnen. Diese werden dann nach Aktivierung des Triggers automatisch in der festgelegten Reihenfolge ausgeführt – das ist der Flow!
Der Trigger ist der Startpunkt jeder Automatisierung und kann beispielsweise der Empfang einer E-Mail mit einem bestimmten Betreff, das Hinzufügen eines neuen Leads in Microsoft Dynamics 365 oder das Erreichen eines bestimmten Datums sein. Sobald der Trigger aktiviert wird, startet der Flow – eine automatisierte Abfolge von Handlungen. Diese Handlungen können einfach oder komplex sein und auf vielfältige Weise kombiniert werden, um spezifische Anforderungen zu erfüllen.
Tipp: Mit Desktop Flows können Sie Mausklicks und Tastatureingaben aufzeichnen, diese in den visuellen Designer importieren und daraus Automatisierungen erstellen. Das spart Ihnen wertvolle Klickzeit!
Wie werden die Daten mit den Flows verknüpft?
Damit das alles reibungslos funktioniert, benötigen die Flows natürlich Zugriff auf die relevanten Daten. Hierfür stehen mehr als 1.000 standardisierte Konnektoren zur Verfügung. Diese Konnektoren fungieren als Adapter, die Flows mit einer Vielzahl von Anwendungen und Systemen verbinden und den Datenaustausch ermöglichen. Dadurch kann jeder Benutzer Daten aus verschiedenen Quellen wie ERP, CRM, Teams, Outlook und SharePoint miteinander kombinieren und in kurzer Zeit Workflow-Lösungen entwickeln, die Geschäftsprozesse automatisieren.
Power Automate bietet zudem eine native Benutzererfahrung, da man weder für den Versand von E-Mails noch für den Daten-Upload oder -Download seine bevorzugten Anwendungen verlassen muss. Das ist nicht nur praktisch, sondern spart auch wertvolle Zeit.
Selbst wenn Datenquellen nicht direkt angebunden sind, kann Power Automate helfen: Falls ein Zulieferer beispielsweise keine technische Schnittstelle zur Datenübermittlung bereitstellt, aber Bestellbestätigungen per E-Mail-Anhang im XML-Format sendet, können Sie diese automatisiert auswerten. Die Informationen können dann über Microsoft Teams zur schnellen Prüfung an Ihren Einkauf weitergeleitet und die Daten – gesichert durch ein Genehmigungsverfahren – in Ihr ERP-System übernommen werden.
Verfügbare Dienste und Anwendungen für eine Verknüpfung
Microsoft bietet eine Vielzahl von Konnektoren für die gesamte Microsoft-Produktwelt wie Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, Teams, OneDrive etc.) und Dynamics 365 (Business Central, Marketing, Sales etc.). Doch auch Lösungen anderer Anbieter wie Salesforce, Dropbox, Google Drive und viele mehr lassen sich dank der über 1.000 API-Konnektoren in Ihre Automatisierungsworkflows einbinden.
Microsoft: Mit Power Automate können Sie Prozesse zwischen verschiedenen Microsoft-Lösungen wie Microsoft 365 und Microsoft Dynamics 365 automatisieren, ohne die Anwendung wechseln oder Ihren Arbeitsablauf unterbrechen zu müssen. Dies optimiert die Prozesse innerhalb des Microsoft-Ökosystems. Ein klassisches Beispiel ist der wöchentliche Marketing-Report an das Controlling. Früher musste ein Mitarbeiter den Report manuell aus dem Marketing-Tool im Excel-Format herunterladen und zusammenfassen. Jetzt übernimmt ein Power Automate Flow diese Aufgabe, inklusive Versand per E-Mail.
Drittanbieter-Apps: Für Drittanbieter-Apps bietet Power Automate eine Vielzahl von Konnektoren, darunter Salesforce, Dropbox, Google Drive, Slack, Twitter, Facebook und viele weitere. Diese ermöglichen es, Daten zwischen verschiedenen Anwendungen zu synchronisieren und Arbeitsabläufe plattformübergreifend zu automatisieren. Beispielsweise können Leads von Salesforce automatisch in Dropbox gespeichert oder Social-Media-Posts geplant und veröffentlicht werden.
Azure-Dienste: Power Automate lässt sich auch nahtlos in Azure-Dienste wie Azure Logic Apps und Azure Functions integrieren, um komplexere Automatisierungsszenarien wie das Onboarding neuer Mitarbeiter umzusetzen. Dieser Prozess umfasst verschiedene Schritte wie die Erstellung der Personalakte, die Schlüsselübergabe und mehrere Genehmigungsverfahren. Mit den umfassenden Funktionen von Azure können Sie diesen Prozess individuell an Ihr Unternehmen anpassen, um ein abteilungsübergreifend reibungsloses Onboarding mit nur wenigen Klicks sicherzustellen, ohne dass ein Schritt vergessen wird.
Warum sollten Sie Power Automate nutzen?
Es spart Ihnen Zeit. Und Zeit ist bekanntlich Geld. Aber es geht nicht nur um ökonomische Vorteile. Ihr Arbeitsleben wird dadurch auch viel angenehmer. Sie haben endlich mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Projekte, statt Ihren Büroalltag mit zeitraubenden Routineaufgaben zu verbringen. Das steigert Ihre Zufriedenheit erheblich.
Aber das ist noch nicht alles. Power Automate fungiert auch wie ein zuverlässiger Kollege. Es hilft Ihnen, weniger Fehler zu machen, denn bei wiederholten Aufgaben wie der manuellen Datenübertragung passieren häufig Fehler. Mit Power Automate gehört das der Vergangenheit an! Die Qualität Ihrer Arbeit wird Ihren Fähigkeiten gerecht, und das Vertrauen Ihrer Kollegen und Vorgesetzten in Sie steigt.
Besonders bei Genehmigungen und komplexen Workflows zeigt Power Automate seine Stärken. Durch die Automatisierungen werden Entscheidungen schneller getroffen und die Bearbeitungszeit von Aufgaben erheblich verkürzt. Lange Genehmigungsprozesse bremsen Sie nicht mehr aus und Sie können Ihre Ideen schneller umsetzen.
Nicht nur Sie profitieren, sondern auch Ihr gesamtes Team. Automatisierte Benachrichtigungen und Genehmigungsprozesse verbessern die Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg. Alle Beteiligten können den Fortschritt von Aufgaben in Echtzeit verfolgen, Missverständnisse werden vermieden und der Fokus liegt auf wertschöpfenden Tätigkeiten.
Und schließlich verbessert Power Automate Ihre Work-Life-Balance. Die Bearbeitung von Aufgaben ist an verschiedenen Geräten möglich, was Ihnen die Freiheit gibt, auch außerhalb des Büros zu arbeiten. So funktioniert modernes Arbeiten.
Gibt es Vorlagen, die ich out-of-the-box einsetzen kann?
Selbstverständlich müssen Sie nicht bei null anfangen. Ob E-Mails archivieren, Aufgaben verwalten, Daten zwischen Anwendungen synchronisieren oder Genehmigungsworkflows erstellen – Sie haben Zugriff auf Tausende vorgefertigter Vorlagen (Templates). Diese ermöglichen es Ihnen, sofort mit der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse zu beginnen. Sie können diese Vorlagen als Ausgangspunkt nutzen und nach Ihren individuellen Anforderungen anpassen und erweitern. Das erleichtert den Einstieg in die Automatisierung und spart wertvolle Zeit, da Sie nicht von Grund auf neu starten müssen.
Zum leichteren Einstieg in Power Automate hat Microsoft den Copilot integriert. Der virtuelle KI-Assistent unterstützt Sie beim Anlegen von Flows. Teilen Sie dem ChatBot einfach per Text- oder Sprachnachricht mit, welche Prozessschritte durchgeführt werden sollen. Beispielsweise: „Prüfe bitte wöchentlich die SharePoint-Liste ABC auf den Wert X und sollte dieser den Schwellenwert Y unterschreiten, dann sende mir bitte eine E-Mail.“ Anhand dieser Eingabe erstellt der Copilot das Grundgerüst für den Flow. Damit lassen sich manuelle Prüfungen, die in bestimmten Zyklen durchgeführt werden, einfach automatisieren. Auch das Monitoring von Projektkennzahlen im ERP-System lässt sich auf diese Weise leicht durchführen. So muss kein Mitarbeiter mehr aufwendig prüfen, ob alle Projekte noch im Budget liegen.
Welche KI-Funktionen könnte ich verwenden?
Microsoft Copilot hilft Ihnen auch dabei, Optimierungspotenziale in Ihren Prozessen zu identifizieren. Power Automate bietet dazu ein Process-Mining-Tool, das Arbeitsabläufe visualisiert und anhand verschiedener Messgrößen wie Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten analysiert. So erhalten Sie einen tieferen Einblick in die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens, können Engpässe schneller erkennen und Abläufe mit Hilfe der Power Platform optimieren. Durch kontinuierliche Überwachung und Optimierung verbessern sich nachweislich die Prozessqualität und der Return on Investment. Die Studie „The Total Economic Impact of Microsoft Power Platform Premium Capabilities“ zeigt, dass Unternehmen ihren ROI um 140 % steigern und die Kosten für App-Entwicklung um 45 % senken können.
Besonders praktisch ist, dass Sie Verbesserungen zunächst simulieren können, bevor sie im laufenden Prozess umgesetzt werden.
Um ineffiziente Prozesse aufzuspüren, verbindet Process-Mining Daten aus bestehenden Systemen wie ERP und selbst entwickelten Lösungen und Plattformen, selbst wenn diese in der Cloud ausgeführt werden. Anhand der Spuren, die ein Prozess in den verschiedenen Systemen hinterlässt, bildet das Tool den gesamten Ablauf in einem einzigen Modell ab.
Vielen Dank fürs Lesen! Wir hoffen, der Artikel hat Ihnen gefallen. Möchten Sie jetzt direkt mit Power Automate durchstarten und verschiedene Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren? Melden Sie sich gerne bei uns. Wir haben bereits zahlreiche Projekte mit Power Automate umgesetzt und dadurch jede Menge Arbeitszeit bei unseren Kunden eingespart. Klicken Sie einfach auf den Link und sichern Sie sich Ihr kostenloses Erstgespräch.
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