Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes wird die E-Rechnung in Deutschland im B2B-Bereich ab dem kommenden Jahr obligatorisch. Daher sollten Sie als Unternehmer den neuen Standard zeitnah in Ihre Geschäftspraktiken implementieren.
Das Wachstumschancengesetz hat bereits im letzten Jahr die Debatte über die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung intensiviert. Nun ist es offiziell: Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Das bedeutet, dass Papierrechnungen und „einfache“ PDF-Rechnungen bald nicht mehr zulässig sind.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine E-Rechnung zukünftig definiert wird, welche Rechnungsformate zulässig sind und welche Übergangsregelungen für Unternehmer gelten.
Darum geht es in diesem Artikel:
- Elektronische Rechnungspflicht: EU-Reformvorschläge
- Wachstumschancengesetz: Definition der elektronischen Rechnung
- Welche gängigen Formate der E-Rechnung gibt es?
- XRechnung
- ZUGFeRD 2.0 / Factur-X
- EDI Format
- Ab wann wird die elektronische Rechnung Pflicht? Was ist mit einer Übergangsregelung?
- Fazit: Elektronische Rechnung Pflicht
Elektronische Rechnungspflicht: EU-Reformvorschläge
Viele EU-Mitgliedsstaaten setzen bereits auf die Digitalisierung der E-Rechnung. Im Dezember 2022 veröffentlichte die EU-Kommission im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ einen Vorschlag für eine Richtlinie, die neben der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug auch Mehrwertsteuermeldepflichten und die elektronische Rechnungsstellung umfasst. Deutschland macht nun mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung einen ersten Schritt in Richtung eines möglichen EU-weiten digitalen Meldesystems.
Wachstumschancengesetz: Definition der elektronischen Rechnung
Mit der Zustimmung des Bundesrates zum Wachstumschancengesetz gelten ab 2025 strengere Richtlinien für die E-Rechnung. Eine elektronische Rechnung wird als eine Rechnung definiert, die im strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss den Anforderungen des EU-Rechnungsstandards EN 16931 genügen, der bereits seit 2020 bei grenzüberschreitenden öffentlichen Aufträgen im B2G (Business to Government) unter dem Namen „XRechnung“ in Deutschland verpflichtend ist.
Welche gängigen Formate der E-Rechnung gibt es?
Im Wachstumschancengesetz ist keine genaue Formvorschrift der E-Rechnung genannt, sondern nur eine allgemeine Definition. Dieser Punkt ist jedoch für Sie als Unternehmer essenziell, da Sie wissen müssen, auf welches Format Sie in Zukunft setzen können. Hier sind die gängigen Formate:
- XRechnung: Ein strukturiertes Datenformat, das speziell für die öffentliche Hand entwickelt wurde und direkt elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
- ZUGFeRD 2.0 / Factur-X: Ein hybrides Format, das XML- und PDF-Daten kombiniert, um sowohl maschinell als auch menschlich lesbar zu sein.
- EDI Format: Ein seit 1988 bestehendes Datenaustauschformat, das jedoch nicht immer die EN 16931-Norm erfüllt.
Ab wann wird die elektronische Rechnung Pflicht? Was ist mit einer Übergangsregelung?
Ab wann gilt die Verpflichtung zur e-Rechnung?
Der Empfang und die Verarbeitung einer e-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ist ohne vorherige Zustimmung bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Übersicht - Übergangsfristen der e-Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland
2025 | 2026 | 2027 | 2028 | |
Sonstige Rechnungen (Papier, PDF, JPG), mit Zustimmung des Empfängers | Okay | Okay | Nein | Nein |
Sonstige Rechnungen (Papier, PDF, JPG), mit Zustimmung des Empfängers und der Vorjahresumsatz ist < 800.000 Euro | Okay | Okay | Okay | Nein |
Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers | Okay | Okay | Okay | Nein |
e-Rechnung (konform zu EN 16931) | Okay | Okay | Okay | Okay |
Bis Ende 2026…
… dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Was sich jedoch ändert ist der Vorrang der Papierrechnung, diesen nimmt nun die e-Rechnung ein, weshalb alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der e-Rechnung sicherstellen müssen.
Bis Ende 2027…
Sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR hat, dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, auch hierfür ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) diese Grenze überschreitet, haben aber noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden, auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
Ab 2028…
… sind die neuen Anforderungen an die e-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend von allen Unternehmen für Leistungen im B2B-Bereich einzuhalten. Ab diesem Zeitpunkt sollen ebenfalls die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem beziehungsweise für die EU-seitig geplanten ViDA-Maßnahmen geschaffen sein, mit denen der Umsatzsteuerbetrug EU-weit eingedämmt werden soll.
Was gilt für den Rechnungsempfänger?
Die neue e-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grundsätzlich ab 1. Januar 2025.
Der Empfang der e-Rechnung ist von allen Unternehmen einzurichten! Sofern ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die oben genannten Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger also bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten dringend prüfen, ob zum Jahreswechsel 2024 / 2025 zumindest der Empfang der e-Rechnung ermöglicht werden kann, zum Beispiel weil Lieferanten ab diesem Zeitpunkt e-Rechnungen versenden möchten. |
Anders als bisher ist die Ausstellung der „neuen“ e-Rechnung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben (beispielsweise PDF-Dateien) entsprechen beziehungsweise in den Fällen, in denen keine e-Rechnungspflicht besteht (zum Beispiel bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.
Fazit: Elektronische Rechnung Pflicht
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung. Sie ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche, reduziert Übertragungsfehler, steigert die Effizienz, senkt Kosten und schont die Umwelt. Bereiten Sie sich jetzt vor und profitieren Sie von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung.
Hinweis: Die Informationen und Auskünfte von KPA-Service ist ein Service für ihre Leser. Sie enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.
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